Une dernière chose avant que les douze coups de minuit ne retentissent, mettre à jour les statuts de ma société/mon association !

Droit de l'entreprise

Me Laurence Adam, avocate du barreau de Liège-Huy

Le Code des sociétés et des associations (en abrégé CSA), est entré en vigueur le 1er mai 2019¹. Nous approchons à grand pas d’une date qui paraissait lointaine alors : le 31 décembre 2023. Le réveillon de la Saint-Sylvestre 2023 coïncidera en effet avec la date d’échéance pour mettre les statuts de la société ou de l’association dont vous êtes administrateur en conformité avec ce « nouveau » Code, voire en modifier la forme légale.

Loin de se résumer à une pure formalité, cette obligation légale représente une opportunité à plus d’un titre. Voyons cela !

Une obligation légale à charge des administrateurs de la personne morale

1. « Les sociétés, associations et fondations (existant au moment de l'entrée en vigueur de la présente loi, le 1er mai 2019) doivent mettre leurs statuts en conformité avec les dispositions du Code des sociétés et des associations à l'occasion de la première modification de leurs statuts après le 1er janvier 2020, sauf s'il s'agit d'une modification des statuts qui résulte de l'utilisation du capital autorisé, de l'exercice de droits de souscription ou de la conversion d'obligations convertibles. Dans tous les cas, les statuts doivent être mis en conformité avec les dispositions du même Code au plus tard le 1er janvier 2024 » (art. 39,§ 1er de la loi du 23 mars 2019 qui a introduit le CSA, extraits).

Le non-respect de cette obligation peut entraîner la responsabilité de tous les membres de l’organe d’administration et de chacun d’entre eux. La loi instaure un régime de responsabilité personnelle de chaque administrateur, ainsi que de solidarité entre les différents administrateurs. Pour que cette responsabilité puisse effectivement être engagée, il appartiendra à la société ou au tiers qui se prétendra préjudicié(e) d’apporter la preuve d’un dommage « résultant du non-respect de cette obligation ». Un lien causal devra dès lors être établi.

Notons que les personnes morales constituées par acte sous signature privée, telles les sociétés en nom collectif, n’échappent pas à l’obligation.

2. Par ailleurs, certaines formes de personnes morales ont été abrogées à l’occasion de l’adoption du CSA (« Formes qui disparaissent »).

Le législateur suggère dans les dispositions transitoires de la loi du 23 mars 2019 (art. 41) la forme subsistante à adopter :

Formes qui disparaissent	Formes subsistantes
société en commandite par actions	société anonyme à administrateur unique
société agricole qui ne compte pas d’associés commanditaires / groupement d’intérêt collectif / société coopérative à responsabilité illimitée	société en nom collectif
société agricole qui compte des associés commanditaires	société en commandite
société coopérative à responsabilité limitée qui ne répond pas à la nature de cette forme de société (en bref, poursuite d’un idéal coopératif)
union professionnelle et fédération d’unions professionnelles	ASBL

Ces suggestions de changement de forme deviendront un « choix » obligatoire le 31 décembre 2023. En effet, les sociétés et unions professionnelles qui préexistaient à l’entrée en vigueur du CSA, dont la forme légale a été abrogée et qui ne se sont pas encore transformées en une forme subsistante², seront transformées de plein droit dans la forme jusqu’alors suggérée dans la loi.
En cas de transformation de plein droit, l’organe d’administration dispose d’un délai de six mois (à compter du 1er janvier 2024) pour convoquer une assemblée générale en vue de l’adaptation des statuts à la nouvelle forme légale (sous peine, également, de responsabilité personnelle et solidaire des membres de l’organe d’administration).

Bien plus qu’une formalité

Dans bien des cas, la mise à jour des statuts ne se résume pas à un passage en l’étude de votre notaire pour enlever, formellement (la nouvelle dénomination étant déjà d’application), le « p » de votre ancienne « sprl », régler le sort de, feu, le capital, ou encore être qualifié non plus de « gérant » mais d’ « administrateur ».

C’est au contraire l’occasion de réfléchir à toutes les possibilités offertes par le CSA au niveau de l’organisation de la gestion de votre société/association, de l’équilibre des forces en présence (répartition du pouvoir, des bénéfices,…), de l’organisation des départs et arrivées ou du transfert des titres...³

Pourquoi ne pas profiter également de la modification des statuts pour (par exemple) :

conférer l’une ou l’autre faculté à l’organe d’administration (déplacement du siège, capital autorisé, émission d’actions nouvelles, établissement d’un règlement d’ordre intérieur…),
faire un usage adéquat des moyens électroniques de communication (registre électronique des actions, tenue des réunions des organes en visioconférence …),

mais aussi, en parallèle à ces modifications statutaires :

adopter un règlement d’ordre intérieur contenant notamment des dispositions supplémentaires et complémentaires aux statuts, concernant les droits des actionnaires et le fonctionnement de la personne morale, et, surtout,

La cohérence entre ces documents contractuels est essentielle et pourtant souvent mise à mal par une mise à jour isolée des statuts.

L’idéal est de revoir les statuts et le pacte d’actionnaires concomitamment, avocat et notaire (lorsque son intervention est requise) travaillant de concert (et sans double emploi).

La mise à jour des statuts présente un intérêt supplémentaire pour les ASBL. Si ces dernières peuvent désormais exercer, même à titre principal, des activités commerciales et lucratives (afin de réaliser le but désintéressé qu’elles poursuivent et sans, en bref, avantage patrimonial pour ses membres), elles ne peuvent toutefois se livrer à des opérations de cette nature que pour autant que leurs statuts et l’objet qui y figure aient été modifiés.

N’attendez pas le 31 décembre pour passer chez le professionnel du droit des sociétés et des associations de votre choix qui vous aidera, en ayant égard aux spécificités de votre société/association, à rédiger/revoir pacte d’actionnaires, statuts et règlement d’ordre intérieur s’il y a lieu, et pourra vous assister au niveau du choix de la forme de personne morale la plus adaptée.

Pas de panique si vous avez déjà fait revoir un de ces documents mais pas l’autre. Une rectification reste toujours possible de l’accord des parties et/ou moyennant les majorités requises en assemblée générale.

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1 Pour plus de détails, voyez notre précédente Brève « Le nouveau Code des Sociétés et des Associations : Quand sera-t-il d’application à votre société/association ? » : https://barreaudeliege-huy.be/fr/actualites/le-nouveau-code-des-societes-et-des-associations-quand-sera-t-il-dapplication-votre

2 Celle suggérée par le législateur ou une autre, moyennant dans cette dernière hypothèse la mise en œuvre de la procédure de transformation détaillée dans le Livre 14 du CSA.

3 Voyez à ce propos notre Brève https://barreaudeliege-huy.be/fr/actualites/le-nouveau-code-des-societes-et-des-associations-place-la-flexibilite-et-linventivite