UBO-register: belangrijkste wijzigingen van KB van 23 september 2020

Geschreven door Cazimir

Op 23 september 2020 werd een koninklijk besluit uitgevaardigd tot wijziging van het uitvoeringsbesluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register, het centrale register waar alle uiteindelijke begunstigde van een vennootschap of een andere geviseerde Belgische juridische entiteit in geregistreerd staan.

Naast een aantal technische en taalkundige correcties en aanvullingen, voert het KB een aantal wijzigingen door.

Deze bijdrage geeft een overzicht van de belangrijkste wijzigingen en gaat dieper in op een aantal implicaties ervan.

Nieuwe verplichtingen met betrekking tot de mee te delen informatie

Het uitvoeringsbesluit van 30 juli 2018 geeft een opsomming van alle gegevens die moeten worden opgenomen in het UBO-register. De te verstrekken gegevens voor uiteindelijke begunstigden van vennootschappen verschillen in beperkte mate van die van (internationale) vzw’s en stichtingen, trusts, fiducieën en daarmee vergelijkbare juridische constructies.

Het nieuwe KB voegt voor alle informatieplichtigen een bijkomende verplichting aan het reeds uitgebreide lijstje toe. Voortaan moet elke vennootschap, stichting en vzw ook “elk document dat aantoont dat de informatie met betrekking tot een uiteindelijke begunstigde (…) adequaat, nauwkeurig en actueel is” bijbrengen.

De vraag rijst hoe ruim deze verplichting moet worden ingevuld. Het Verslag aan de Koning bij het nieuwe KB brengt weinig verduidelijking hieromtrent.

Nochtans kan dit in bepaalde gevallen mogelijks leiden tot een negatief bewijs. Neem nu bijvoorbeeld de UBO’s van een vennootschap. De wet maakt hierbij een onderscheid tussen drie categorieën van UBO’s, waarbij op basis van een cascadetest wordt achterhaald welke uiteindelijke begunstigden moeten opgenomen worden in het UBO-register. De eerste twee categorieën zijn cumulatief. De derde categorie mag echter enkel gebruikt worden wanneer niemand als UBO van de eerste of tweede categorie kan worden geïdentificeerd. In dat geval zal men wellicht niet kunnen volstaan met het bewijs dat er een natuurlijke persoon kwalificeert onder deze derde categorie – de bestuurders zijn daarenboven toch al bekend voor het brede publiek (cfr. Belgisch Staatsblad, KBO) – maar zal men beargumenteerbaar ook moeten aantonen dat er net géén natuurlijke personen kwalificeren onder de eerste en tweede categorie. De komende weken of maanden zal de FOD Financiën in principe hieromtrent via haar FAQ inzake UBO meer duidelijkheid brengen.

De verplicht mee te delen documenten zullen enkel geraadpleegd kunnen worden door de bevoegde autoriteiten.

Uitbreiding tot de historiek van het register

Tot nu toe was de historiek van de verschillende UBO’s enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en de betreffende UBO zelf. Daar komt voortaan verandering in. “Elke burger” heeft niet alleen toegang tot de actuele gegevens van het register, maar ook tot de historiek van de wijzigingen zoals ze door het register bewaard worden(*). Het Verslag aan de Koning bij het nieuwe KB verklaart dat deze uitbreiding noodzakelijk is om de gebruikers toe te laten hun analyses uit te voeren rekening houdend met de historische evoluties van de controlestructuur van de informatieplichtige.

Voor personen die gesteld zijn op discretie, is het dus in de praktijk van belang om reeds vanaf de initiële registratie geen UBO te zijn.

Verzoek tot herziening

Het KB voert tevens een nieuwe procedure in.

In het verleden kon de UBO reeds vragen om de toegang tot de informatie die op hem betrekking heeft volledig of gedeeltelijk verborgen te houden. Let op, deze informatie heeft enkel betrekking op de zichtbaarheid van de opgenomen gegevens en geenszins op de aangifteverplichting ervan. Voor minderjarigen en voor wie handelingsonbekwaam is, geldt de beperkte toegang tot het register automatisch. Voor andere situaties stellen we vast dat de toepassing hiervan in de praktijk vrij streng is.

Voortaan kan de UBO een procedure tot herziening instellen indien de administratie weigert in te gaan op dergelijk verzoek. Dit verzoek moet elektronisch of per aangetekende brief worden ingediend, binnen een termijn van twee maanden vanaf de ontvangst van de negatieve beslissing. De UBO kan hierbij bovendien vragen om mondeling gehoord te worden.

Handig om weten, de informatie over UBO’s waarvoor een aanvraag wordt ingediend, blijft onzichtbaar tot een definitieve beslissing wordt genomen (FAQ, 2.10).

Wijziging toegangsgerechtigden (internationale) vzw’s en stichtingen

Het nieuwe KB schrapt een bepaalde categorie van toegangsgerechtigden met betrekking tot de in het UBO-register opgenomen informatie van UBO’s van (internationale) vzw’s en stichtingen.

Even een terugblik. Wat betreft (internationale) vzw’s en stichtingen, trusts en fiducieën en soortgelijke juridische constructies, was de informatie opgenomen in het UBO-register toegankelijk voor:

1° de “bevoegde autoriteiten” (lees: de overheid);

2° de meldingsplichtige entiteiten in het kader van het cliëntenonderzoek;

3° elke persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont;

4° elke persoon die een schriftelijke aanvraag indient voor inzage van de UBO-gegevens van elke (i)vzw of stichting (of trust) die zeggenschap uitoefent over een vennootschap, (i) vzw of stichting.

De wijziging in het nieuwe KB heeft betrekking op de vierde categorie van toegangsgerechtigden. In het verleden kon eenieder middels schriftelijke aanvraag toegang krijgen tot de informatie over de UBO’s van voornoemde juridische entiteiten indien er werd aangetoond dat deze entiteit zeggenschap uitoefende over een vennootschap of een andere vzw of stichting.

In het nieuwe KB wordt deze methode om informatie te vergaren uit het register over de UBO’s van vzw’s en stichtingen geschrapt.

Anderzijds voert het nieuwe KB ook een uitbreiding van de toegangsgerechtigden in wat betreft de gegevens van de UBO’s van (internationale) vzw’s en de stichtingen tot een aantal welbepaalde gegevens, met name gegevens m.b.t. de leden van de raad van bestuur, de stichters van een stichting.

In de praktijk verandert er echter weinig aangezien het de facto reeds openbare gegevens betreft, vermits de statuten en uittreksels van oprichtingsakten van (internationale) vzw’s en stichtingen reeds worden gepubliceerd.

Inwerkingtreding

Aangezien het KB geen specifieke bepaling bevat over de inwerkingtreding, zijn deze wijzigingen in werking getreden tien dagen na de publicatie in het Belgisch Staatsblad, d.w.z. op 11 oktober 2020.

Deze periode van tien dagen was allicht voor vele van de reeds geregistreerde entiteiten te kort om te voldoen aan de nieuwe verplichtingen. Wellicht zal de FOD Financiën hieromtrent nog verdere verduidelijking brengen.

(*) Dit heeft betrekking op vennootschappen. Ook voor stichtingen en (i)vzw’s is de historiek raadpleegbaar voor eenieder die hiertoe toegang heeft.