Telewerk en arbeidsongevallen

Zijn u en uw werknemers verzekerd wanneer er van thuis uit wordt gewerkt?

Daar lag hij dan! De werkdag van de heer B. was geëindigd nog voor hij goed en wel begonnen was. Toen de onfortuinlijke Duitse handelsvertegenwoordiger ’s ochtends de wenteltrap afdaalde, gleed hij immers uit, tuimelde naar beneden en brak zijn borstwervel.

Alsof dat nog niet genoeg was, weigerde de arbeidsongevallenverzekeraar vervolgens om hem uit te betalen. Het ongeval vond thuis plaats zonder dat hij aan het werk was en kon dus geen arbeidsongeval of ongeval op weg naar het werk zijn, zo klonk het.

Het Duitse Bundessozialgericht dacht daar echter anders over en oordeelde in december 2021 in het voordeel van de heer B.: aangezien de schlemiel van thuis uit werkte, zelden ontbeet en dus rechtstreeks naar zijn thuisbureau, een verdieping lager, aan het “pendelen” was, betrof het wel degelijk een verzekerd arbeidswegongeval.

Hoe zit het met telewerk en arbeidsongevallen in België, nu thuiswerken aan populariteit wint en de grens tussen de werk- en de privésfeer zowel in tijd als ruimte steeds meer lijkt te vervagen? En wat moet en kan u als werkgever doen om de risico’s te verkleinen?

Wat is telewerk?

De opvallende Duitse uitspraak van 21 december 2021 trok al snel de aandacht van de internationale pers.

Sinds coronatijden zit telewerk immers in de lift. In 2019 gaf 20% van de Vlaamse werknemers aan soms of gewoonlijk van thuis uit te werken. Dat aantal was vorig jaar al opgelopen tot 35,1% (en voor de hooggeschoolden en vrij beroepen zelfs tot respectievelijk 54,7% en 61,4%), wat blijkt uit de cijfers van Statbel.
 

Structureel telewerk

Die cijfers gaan over zogenaamd structureel telewerk. Daarbij komen werknemer en werkgever onderling overeen dat het werk, dat normaal ook op kantoor zou kunnen plaatsvinden, via informatietechnologie op regelmatige basis elders kan worden uitgevoerd tegen dezelfde arbeidsvoorwaarden. Dat kan thuis zijn of op een andere, zelfgekozen plaats. In geval van structureel telewerk is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst verplicht.

Hoewel het contact met de klant onontbeerlijk blijft, stijgt ook in menig notarispraktijk het aantal medewerkers dat structureel een of meerdere dagen per week aan telewerk doet. Meer zelfstandigheid en flexibiliteit, een betere afstemming tussen beroeps- en privéleven, geen pendelstress, … het zijn maar enkele voordelen van werken van thuis uit.
 

Occasioneel telewerk

Gaat het niet om structureel, maar om occasioneel telewerk, dan is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst niet verplicht. Dan doet u er als werkgever toch goed aan om steeds heldere afspraken te maken en vooraf in het arbeidsreglement een duidelijk kader te voorzien. Het arbeidsreglement kan bijvoorbeeld regelen:

• Welke functies in aanmerking komen.
• Hoe de werknemer telewerk moet aanvragen.
• Welke apparatuur en ondersteuning de werkgever ter beschikking stelt
• Welke kosten eventueel vergoed worden.
• Wanneer en via welk medium de telewerker beschikbaar moet zijn.
• Enzovoort.

Wat is een arbeidsongeval?

Een ongeval is pas een arbeidsongeval als er vier elementen aanwezig zijn:

1. een werknemer is via een arbeidsovereenkomst tewerkgesteld;
    en
2. hij loopt een letsel op door een plotse gebeurtenis (een ongeval);
3. tijdens de uitvoering van zijn werk;
4. als gevolg van de risico’s die zich voordeden bij de uitoefening van zijn functie.

Ongeval tijdens telewerk: wel of niet een arbeidsongeval?

Zoals onze onfortuinlijke Duitser aan den lijve mocht ondervinden, kunnen verraderlijke trappen of het tillen van al te zware dossiers ook buiten de kantooromgeving tot ernstige kwetsuren leiden.

Een telewerker kan dus ook een arbeidsongeval hebben.

Bijvoorbeeld als hij of zij tijdens het werk op een andere verdieping naar het toilet gaat en van de trap valt of een printer op de voet laat vallen.

Ook tijdens de pauze kan een ongeval een arbeidsongeval zijn, zolang de telewerker geen persoonlijke bezigheden verricht die buiten de normale besteding van de rusttijd vallen. Zo kan de telewerker die tijdens de pauze zijn hand verbrandt aan het koffiezetapparaat in principe op een tussenkomst van de verzekeraar rekenen.

Als het ongeval niet gebeurde tijdens en door de uitoefening van de functie, dan is er geen sprake van een arbeidsongeval.

Als een telewerker zich bezeert bij het schoonmaken, diens eigenzinnige kat besluit om het gezicht om te toveren tot een schilderij van Picasso, hij of zij valt op weg naar de brievenbus om privépost op te halen of wordt omvergereden op weg naar de supermarkt, dan heeft de telewerker pech. Is de hand verbranden bij het zetten van een kopje koffie oké, vanuit het standpunt van de arbeidsongevallenverzekeraar, dan doet de notarieel bediende, geassocieerd of kandidaat-notaris dat beter niet bij het strijken. Ook bij het afrijden van het gazon let de telewerker beter op met de handen.
 

Hoe bewijst u een arbeidsongeval?
Het principe: werknemer draagt bewijslast

In principe moet een verongelukte werknemer zelf bewijzen dat hij het slachtoffer was van een arbeidsongeval. Hij moet dus bewijzen dat het ongeval zich voordeed tijdens en door de uitvoering van het werk.

Hij kan dat bewijs leveren met alle mogelijke bewijsmiddelen (e-mail, medische attesten, getuigenverklaringen), eventueel met bijstand van de werkgever en collega’s.

Als de verklaringen van het slachtoffer ondersteund worden door gewichtige met elkaar overeenstemmende vermoedens, dan volstaan die als bewijs.

Tijdens telewerk zijn er zelden tot nooit collega’s of klanten aanwezig als het noodlot toeslaat. Zo is een ongeval moeilijker vast te stellen bij telewerk dan wanneer het binnen de muren van de notarispraktijk gebeurt. De vrijheid die thuiswerken met zich meebrengt leidt bovendien tot een minder duidelijke afbakening tussen privéleven en arbeidstijd.

Telewerk: omkering bewijslast – wettelijk vermoeden van arbeidsongeval

Nu steeds meer mensen aan telewerk doen, kijken arbeidsongevallenverzekeraars met nog grotere argusogen naar aangiftes van werkongevallen. In de praktijk leidt dat tot meer geweigerde tussenkomsten. Zo werden in 2021 14,55% van alle aangiftes geweigerd.

In 2019 schoot de wetgever telewerkers te hulp. Daardoor is de bewijsproblematiek vandaag geen issue meer.

Sinds 2019 wordt elk ongeval van de structurele of occasionele telewerker vermoed een arbeidsongeval te zijn als het zich voordoet:

• op de plaats(en);
• én tijdens de werkperiode(s) van de dag;
• die met de werkgever schriftelijk overeengekomen werden.

Wettelijk vermoeden bij schriftelijke telewerkovereenkomst

Om uzelf, als notaris, of uw notariële medewerkers onder een zo ruim mogelijk wettelijk vermoeden te laten vallen, kan u best vooraf duidelijke afspraken maken met uw notariskantoor en zo uitdrukkelijk en zo ruim mogelijk schriftelijk omschrijven welke de toegelaten werkplaats(en) zijn en welke de werkperiode(s), zowel bij structureel als bij occasioneel telewerk.

Zo’n afspraken of omschrijving van de werkplaats(en) en werkperiode(s) kunnen in elk soort document dat structureel of occasioneel telewerk toelaat:

• een individuele telewerkovereenkomst;
• het arbeidsreglement;
• een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO);
• een e-mail.

De medewerker in kwestie moet dan enkel nog bewijzen dat de regeling in dat document op hem of haar van toepassing is.

Hou hier steeds rekening mee als een werknemer vraagt om uitzonderlijk te telewerken, zeker in geval van een workation in het buitenland (een combinatie van telewerk en vakantie).

Wettelijk vermoeden zonder schriftelijke telewerkovereenkomst

Als er geen document is waarin een omschrijving staat van de toegelaten werkplaats(en) en werkperiode(s) bij structureel of occasioneel telewerk, dan speelt het wettelijk vermoeden toch als het ongeval gebeurt:

• tijdens de uren die onder de normale kantooruren van de medewerker vallen;
• in de verblijfplaats van de telewerker of de plaats(en) waar de medewerker in de praktijk doorgaans het telewerk uitvoert.

Wettelijk vermoeden is geen ongebreidelde bescherming

Waar telewerkers dankzij het wettelijke vermoeden beter beschermd zijn, dan gelden er toch twee belangrijke aandachtspunten:

1. De arbeidsongevallenverzekeraar kan het vermoeden weerleggen met tegenbewijs. Zo zal de werknemer mogelijk toch niet verzekerd zijn, als aangetoond wordt dat hij of zij niet was ingelogd op het kantoornetwerk op het moment van het ongeval.
2. Als het wettelijk vermoeden niet speelt, dan is er geen omkering van de bewijslast. De telewerker moet dan bewijzen dat aan alle voorwaarden van een arbeidsongeval voldaan is.

Een werknemer die buiten de overeengekomen uren moet overwerken en tijdens die uren een ongeval heeft, moet bijgevolg bewijzen dat hij of zij nog aan het werk was. Een e-mail die op dat moment verstuurd werd, kan daarvoor soms al voldoende zijn.

Wenst u als werkgever volledige zekerheid voor uw medewerkers, dan kan u steeds bijkomende verzekeringscontracten naar gemeen recht afsluiten ter aanvulling van de arbeidsongevallenverzekering. Bijvoorbeeld: een regeling in het kader van een groepsverzekeringscontract of een collectieve ongevallenverzekering waarin een 24-urendekking is bedongen.

Wat is een arbeidswegongeval?

Een arbeidswegongeval is elk ongeval dat zich voordoet op weg:

• van de verblijfplaats naar de werkplaats van het slachtoffer;
• en weer terug.

Het moet daarbij niet noodzakelijk gaan om het kortste of snelste traject, maar wel om het meest normale traject in de gegeven omstandigheden.

Er is geen sprake van een arbeidswegongeval als de werknemer:

• onverantwoorde omwegen of onderbrekingen maakte in zijn woon-werkverplaatsing;
• zonder toestemming beduidend vroeger of later vertrok van de werkplaats

Start- en eindpunt van de arbeidsweg bij telewerk?

Wat als u zou besluiten om de heer B. achterna te gaan door van de trap te vallen, nog voor uw werkdag begonnen is? Zou er dan ook sprake zijn van een arbeidswegongeval en zou u ook op een tussenkomst van de arbeidsongevallenverzekeraar mogen rekenen?

In de Belgische rechtspraak wordt de deurdorpel traditioneel als start- en eindpunt van de arbeidsweg beschouwd. Daardoor is er sprake van een arbeidswegongeval wanneer u uitglijdt op het pad naar de garage of in de inkomhal van het appartementsgebouw, maar niet wanneer u van de binnentrap naar de garage dondert.

Die rechtspraak is echter oeverloos achterhaald en dateert van lang voor de opgang van telewerk. Waarschijnlijk zal de uitspraak van het Bundessozialgericht weldra ook in België navolging kennen.

Daarnaast zijn er sinds 2019 twee wettelijke gelijkstellingen voorzien. Worden ook als verzekerde arbeidsweg beschouwd:

• de weg van en naar de plaats waar de telewerker zijn of haar lunch koopt of opeet;
• de weg van en naar de school of opvang van de kinderen van de telewerker.

Die gelijkstellingen moeten wel strikt worden geïnterpreteerd, tot grote spijt van de telewerker die ’s ochtends uitgebreid ontbijt of de grootouders wel eens als gratis kinderopvang placht te gebruiken.

Het welzijn van de telewerker, een taak voor de werkgever

    Ook voor de telewerkende notaris is voorkomen nog altijd beter dan genezen.

Een arbeidsongeval voorkomen is nog steeds beter dan tussenkomst van de arbeidsongevallenverzekeraar garanderen. Bovendien bent u als werkgever de verantwoordelijke voor de veiligheid en gezondheid op de werkplaats van al uw werknemer. Dat geldt ook als de werknemer thuis of op een andere locatie werkt.

Een arbeidsongevallenverzekering afsluiten

U bent als werkgever steeds verplicht om voor alle werknemers een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten.

Een risicoanalyse opstellen

Elke werkgever moet daarnaast een risicoanalyse opstellen die op dynamische wijze de specifieke telewerkrisico’s identificeert en minstens vijfjaarlijks wordt geëvalueerd.

Enkele – helaas – vaak voorkomende telewerkrisico’s zijn: sociale isolatie, stress, demotivatie en de fysieke gevolgen van een langdurige zittende levensstijl.

Vervolgens moet u passende preventiemaatregelen nemen. Die kunnen betrekking hebben op de organisatie van het werk, de inrichting van de telewerkplaats en het gebruik van het arbeidsmateriaal. Enkele voorbeelden zijn:

• ergonomische richtlijnen;
• wettelijke minimumvoorschriften voor beeldschermwerkers;
• maatregelen om bovenmatige stress en eventuele risico’s voor het gezichtsvermogen te voorkomen en de belasting van de telewerker te reduceren.

Ook moet de werkgever maatregelen treffen om (sociale) isolatie van de telewerker tegenover andere kantoorgenoten te voorkomen. Bijvoorbeeld door de telewerkers de gelegenheid te geven om regelmatig collega’s te ontmoeten en op de hoogte te blijven van het reilen en zeilen binnen het notariskantoor.
Ook moet de werkgever maatregelen treffen om (sociale) isolatie van de telewerker tegenover andere kantoorgenoten te voorkomen. Bijvoorbeeld door de telewerkers de gelegenheid te geven om regelmatig collega’s te ontmoeten.

Tot slot kan u binnen het kantoor best een duidelijk afsprakenkader uitwerken rond het recht om onbereikbaar te zijn. Zo’n afsprakenkader bevordert het mentale welzijn van uw werknemers en helpt burn-out voorkomen, zeker bij telewerkers voor wie vrije tijd en werk vaak geruisloos in elkaar overvloeien.

De telewerker informeren en begeleiden

Zeker bij telewerkers is het belangrijk dat het welzijnsverhaal uitwerking krijgt in nauw onderling overleg tussen werkgever én werknemer.

Enerzijds is het de algemene zorgplicht van de notaris-werkgever om zijn medewerkers te informeren het veiligheids- en gezondheidsbeleid. Anderzijds is het de telewerker die dat beleid thuis moet implementeren overeenkomstig de instructies en opleidingen van de werkgever, naar beste vermogen.

U kan als werkgever documentatie ter beschikking stellen van uw medewerkers. Zo kan u een brochure, intranetpagina of een onderdeel van de telewerkpolicy in uw arbeidsreglement wijden aan de welzijnsvereisten. Hiervoor kan u steeds beroep doen op een externe preventiedienst. Handige documentatie en checklists die als uitgangspunt kunnen dienen, vindt u ook op de website van het Belgisch kenniscentrum over welzijn op het werk (www.beswic.be).

Individuele afwijkingen van de welzijnsinstructies, kunt u opnemen in (de bijlage bij) de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemer.

De interne en externe preventiedienst kunnen overigens, uit eigen beweging of op vraag van de telewerker of werkgever, de telewerkplek – en met instemming van de telewerker ook de bewoonde ruimte – preventief bezoeken om na te gaan of de gezondheids- en veiligheidsregels correct worden toegepast.

Welzijnsbeleid is niet vrijblijvend

Het miskennen van de bovenstaande aandachtspunten blijft niet onbestraft.

Het Sociaal Strafwetboek voorziet per inbreuk op de welzijnsreglementering:

• tal van specifieke sancties;
• geldboetes van 400 tot 8.000 euro.

Die boetes gaan zelfs van 4.800 tot 24.000 euro als de inbreuken aanleiding geven tot een arbeidsongeval of gezondheidsschade.

Daarenboven kunnen de getroffen werknemers uiteraard ook een schadevergoeding eisen.

Besluit

Het mag duidelijk zijn: ook de telewerker die thuis tijdens het werk het slachtoffer wordt van een ongeval, kan in principe op de tussenkomst van de verzekeraar rekenen.

Bij gebreke aan een duidelijke, schriftelijke regeling over de periode en plaats waar de arbeid zal worden uitgevoerd, zal de werknemer echter zelf moeten kunnen aantonen dat het ongeval tijdens en door het uitvoeren van zijn taken plaatsvond, wanneer het zich niet voordeed op zijn verblijfplaats of buiten de gewoonlijke werkuren van het notariskantoor.

En de thuiswerker die ’s ochtends van de trap valt op weg naar het bureau, zal vermoedelijk ook in België erkend worden als het slachtoffer van een arbeidswegongeval.

Een uitgebreide arbeidsongevallenverzekering of duidelijk uitgetekend welzijnsbeleid met specifieke risicoanalyse en preventiemaatregelen kunnen evenwel al veel onheil voorkomen. Aarzel niet om daarbij een beroep te doen op de preventiediensten die, vanuit hun ervaring als welzijnsexpert ook een bezoek kunnen brengen aan de arbeidsplaats van de telewerker en tips kunnen geven. Op die manier ontsnapt u als werkgever aan zware sancties.

Ook voor de telewerkende notaris is voorkomen nog altijd beter dan genezen.

Ruben Bal, advocaat bij Stappers Advocaten

Dit artikel van meester Ruben Bal verscheen eerder in het Tijdschrift Notarieel Management, uitgegeven door KnopsPublishing.