Conciërgewoning op uw bedrijfssite: btw aftrekbaar

Ondernemingen met veel leveranciers- en klantentrafiek op de bedrijfssite hebben vaak nood aan een woning die in de bedrijfsinstallatie ter beschikking wordt gesteld van een huisbewaarder, teneinde het veilig en vlot reilen en zeilen van de activiteit 24/7 te kunnen garanderen, de zogenaamde ‘conciërgewoning’. Indien u kunt aantonen dat de woning noodzakelijk is voor uw bedrijfsactiviteiten, dan is de btw op de oprichtings- en inrichtingswerken van deze woning aftrekbaar.

Diverse bedrijfssectoren hebben in hun dagelijkse activiteiten te maken met een komen en gaan van toeleveranciers en klanten op hun bedrijfssite. In nogal wat gevallen moet er elke dag van de week, ook ’s nachts fysieke aanwezigheid zijn om deze leveranciers en klanten binnen te laten, te begeleiden, enz. Tevens is er vaak nood aan continu bemande controle of de bedrijfsprocessen- en machines blijvend accuraat werken en desgevallend in te grijpen bij disfuncties of alarmen enz.

Denken we bijvoorbeeld aan voedingsindustrie, waar koelinstallaties voortdurend moeten werken, waar groothandelaars komen leveren en afhalen, enz. Er zijn tal van handelszaken en industrieën met een gelijklopende permanente bemanningsnoodzaak en inwoon in de betrokken bedrijfsgebouwen.

Uit een antwoord van de minister van Financiën volgt dat de ter beschikkingstelling van een woongelegenheid zonder betaling van een huurprijs, al of niet met inbegrip van elektriciteit, water of gas, niet aan de btw onderworpen is daar de onroerende verhuur niet is bedoeld in het btw-wetboek. De onderneming moet dan ook de aftrek uitsluiten van alle belasting geheven van de goederen en diensten die betrekking hebben op de oprichting van bovengenoemde woongelegenheid of op onderhouds- en herstellingswerken die aan die woongelegenheid worden verricht.

In hetzelfde antwoord bevestigt de minister dat ten aanzien van de woongelegenheid die een onderneming binnen haar bedrijfsinstallatie ter beschikking stelt aan haar huisbewaarder, de aftrek echter wel is toegestaan indien de onderneming aantoont dat het gebruik van genoemde woongelegenheid strikt verantwoord is voor de behoeften van de onderneming (ontvangst, bewaking, enz.) en het kader van deze behoeften niet wordt overschreden.

Dit standpunt werd bevestigd namens de btw-administratie in een beslissing (E.T.), opgenomen in de Btw-Revue. Daarin is meer bepaald toegelicht dat wanneer is aangetoond dat het gebruik van de woongelegenheid inderdaad strikt verantwoord is voor behoeften van de onderneming en het kader van deze behoeften niet overschrijdt, de desbetreffende woning in feite aangewend wordt voor de beroepsdoeleinden, hetgeen de onderneming toelaat de btw geheven over de kosten met betrekking tot deze woning volgens de gewone regels in aftrek te brengen.

Ook in de actuele rulingpraktijk kan van dit administratief standpunt de bevestiging worden gezien. Daarin is verduidelijkt dat de btw-aftrek wordt toegestaan in de mate dat die woning wordt gebruikt voor de behoeften van de economische activiteit van de belastingplichtige. Indien er een gedeeltelijk gebruik is van de bedoelde woning, dus tevens voor privédoeleinden van de conciërge wordt gebruikt, zou de aftrek van de btw over de aankoop van de bedoelde woning en andere kosten terzake ten belope van het privégebruik worden verworpen.

In de praktijk zijn er nogal wat dossiers waarin de administratie de vraag naar het bewijs van de noodwendigheid van de woning voor de bedrijfsactiviteiten stelt. Het is daarbij zaak concrete stukken voor te leggen zoals bijvoorbeeld:

inzake de precieze aard en omvang van de activiteiten van de onderneming.
logbestanden van contacten van de conciërge van leveranciers, klanten, enz.
logbestanden van alarmsystemen die werden in- of uitgeschakeld.
enz.

Indien u aan de hand van dergelijke stukken kan hardmaken dat de conciërgewoning in alle redelijkheid noodzakelijk blijkt voor de dagelijkse bedrijfsvoering, dan zou de btw-aftrek op de kosten in verband met de woning – vaak belangrijke bedragen – volgens de voormelde principes moeten worden aanvaard door de administratie.

Dat bepaalde kosten ertoe strekken de bewoning voor de conciërge toch nog enigszins wat comfortabel te maken, belet de btw-aftrek in het licht van het voorgaande niet. De conciërge verblijft er desgevallend zeven dagen op zeven in het belang van het bedrijf, en dit vaak op grijze industriële sites waar het wonen op zich in principe niet zeer idyllisch zal zijn wel integendeel (grijze parkings, geen mooie uitzichten, geluids- en geurhinder, enz.). Het onderstreept dat een dergelijke bewoning in essentie niet teruggaat op privématig woonplezier maar op beroepsdoeleinden.

Veel bedrijven hebben gezien de aard en omvang van hun activiteiten nood aan permanentie op het vlak van ontvangst van leveranciers en klanten, bewaking, enz. en dit vaak 24/24 en 7/7, wat een bewoning ter plaatse vereist. Denken we aan een verdieping in een bedrijfssite ingericht als woonst. De btw op de kosten in verband met deze conciërgewoning is aftrekbaar. Vaak heeft dit een belangrijk cijfermatig impact. Het is kwestie om de noodwendigheid van deze woning in functie van de bedrijfsvoering concreet te documenteren. We staan u er graag in bij.

Dries Verhaeghe & Jan Sandra

Volg ook onze IMPOSTO Tax Talks, ook op LinkedIn