Politique de protection des données - Bureau d'aide juridique
POLITIQUE de protection des données à caractère personnel DU BUREAU D’AIDE JURIDIQUE (BAJ)
Table des matières
1. POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ET QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE NOS TRAITEMENTS ?
2. QUELLES SONT LES DONNÉES QUI SONT TRAITÉES ET D’OÙ PROVIENNENT-ELLES ?
3. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?
4. COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?
5. TRANSFERONS- NOUS VOS DONNEES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?
6. COMMENT PROTEGEONS-NOUS VOS DONNÉES?
7. QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT NOUS CONTACTER ?
8. QUEL EST LE DROIT APPLICABLE ET LA JURIDICTION COMPETENTE ?
La présente déclaration est établie par
le Bureau d’Aide Juridique (BAJ) du Barreau de Liège-Huy
Adresse : Place Saint Lambert 16, à 4000 Liège
E-mail : Cliquez ici pour afficher l'adresse mail
BCE n° : BE 0850.043.761
Ci-après « nous », « notre », « nos »
Le Bureau d’aide juridique du Barreau de Liège-Huy, conformément à l’article 508/7 du Code judiciaire, est une émanation du Conseil de l’Ordre des avocats du Barreau de Liège-Huy.
Le Barreau de Liège-Huy est le responsable du traitement du Bureau d’aide juridique.
Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « R.G.P.D. »).
Le présent document d'information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont nous traitons vos données ainsi que les droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent en qualité de personne concernée.
Il peut être modifié à tout moment, afin notamment de nous conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.
S’agissant des autres traitements des données du Barreau de Liège-Huy, nous vous invitons à consulter la Politique de protection des données du Barreau de Liège-Huy en suivant de « lien ».
Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant (voir point contact ci-dessous).
Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent Le Bureau d’aide juridique traite vos données :
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Traitements |
Finalité de l’utilisation |
Fondement juridique du traitement |
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Gestion des données du justiciable à l’occasion de sa demande d’aide juridique |
Nous traitons vos données dans le cadre de l’examen de la demande d’aide juridique, en vue de déterminer si les conditions d’accès sont réunies.
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Ce traitement est nécessaire :
Nous pouvons être amenés à traiter vos données de santé conformément à l’article 9.2.g) du RGPD à savoir à des fins de motifs d’intérêt public important sur la base du droit belge (Article 508/13/1 §2 3°,8° du Code judiciaire). |
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Gestion des données du justiciable dans le suivi de son dossier |
Nous traitons vos données dans le cadre de la vérification du maintien de l’accès à l’aide juridique, et du contrôle et du paiement des indemnités de l’avocat pour ses prestations dans votre dossier.
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Ce traitement est nécessaire :
Nous pouvons être amenés à traiter vos données de catégories particulières conformément à l’article 9.2.g) et f) du RGPD à savoir à des fins de motifs d’intérêt public important sur base du droit belge, ou lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit. |
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Gestion des données de l’avocat intervenant en aide juridique |
Nous traitons les données dans le cadre de la désignation de l’avocat en charge du dossier. Nous traitons également les données dans le cadre de l’indemnisation de l’avocat désigné et du contrôle des prestations. |
Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales qui nous incombent conformément à l’article 6.1.c) du RGPD, notamment celles découlant des articles 508/7, 508/19 du Code judiciaire, et l’arrêté royal du 20 décembre 1999 contenant les modalités d'exécution relatives à l'indemnisation accordée aux avocats dans le cadre de l'aide juridique de deuxième ligne et relatif au subside pour les frais liés à l'organisation des bureaux d'aide juridique. |
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Établissement des statistiques |
Nous traitons vos données dans le cadre de l’établissement de statistiques à des fins de financements, pour lesquelles les données ne peuvent pas être anonymisées ou pseudonymisées. Certaines nous sont imposées par la loi, d’autres sont réalisées en vue d’améliorer nos services et notre fonctionnement. |
Ce traitement est nécessaire :
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Gestion des relations précontractuelles |
Nous traitons vos données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que vous nous adressez via notre adresse mail ou encore si vous nous envoyez votre offre de services, votre CV. |
Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures pré contractuelles (article 6.1.b) du RGPD) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future. |
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Gestion de notre contentieux |
Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. |
Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux, conformément aux dispositions de l’article 6.1.f) du RGPD). Nous pourrions aussi être amenés à traiter des données sensibles dans ce cadre, conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f) du RGPD, en vue de la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit. |
Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.
Nous vous détaillons ci-dessous les données que nous recueillons sur vous, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.
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Traitements |
Les données collectées et traitées |
Modalités de la collecte |
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Gestion des données du justiciable à l’occasion de sa demande d’aide juridique |
Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise/registre national, carte d’identité) Données d’identification électronique (adresse mail) Données relatives à la composition du ménage Données relatives aux caractéristiques personnelles Données financières, bancaires et fiscales Données relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation Données relatives à la santé Données relatives aux procédures judiciaires et administratives Données relatives à l’appartenance syndicale (via l’attestation de chômage) |
Directement auprès de vous. Par la personne qui fait appel à nos services dans le cadre de la défense de vos intérêts/en vue de vous permettre de bénéficier de l’aide juridique. Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement |
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Gestion des données du justiciable dans le suivi de son dossier |
Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise/registre national, carte d’identité) Données d’identification électronique (adresse mail) Données relatives à la composition du ménage Données relatives aux caractéristiques personnelles Données financières, bancaires et fiscales Données relatives aux qualifications professionnelles et à l’éducation Données relatives à la santé Données relatives aux procédures judiciaires et administratives Données relatives à l’appartenance syndicale (via l’attestation de chômage) Données dans le dossier traité par l’avocat (dans les mises en demeure, accords, jugements, conclusions,…) |
Directement auprès de vous. Par la personne qui fait appel à nos services dans le cadre de la défense de vos intérêts/en vue de vous permettre de bénéficier de l’aide juridique. Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement |
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Gestion des données de l’avocat intervenant en aide juridique |
Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité) Données d’identification électronique (adresse mail) Données financières (compte bancaire, …) |
Directement auprès de vous Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement, notamment l’annuaire de l’OBFG |
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Établissement des statistiques |
Données d’identification de l’avocat (nom, prénom, barreau, adresse, numéro d’identification de l’avocat) Données d’identification du justiciable (nom, prénom, adresse, numéro de dossier) Données financières de l’avocat (compte bancaire, contribution forfaitaire, indemnité de procédure) Données financières du justiciable (indication du montant payée à titre de provision ou taxation, points de financement) Données relatives aux prestations (date de la désignation, la matière, nombre de désignations attribuées,…) |
Directement auprès de vous Par la personne qui fait appel à nos services dans le cadre de la défense de vos intérêts/en vue de vous permettre de bénéficier de l’aide juridique |
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Gestion des relations précontractuelles |
Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone) Données d’identification électronique (adresse mail) En outre, en cas de recrutement : les données sur le CV, dont les données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil), les caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue), les caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.) |
Directement auprès de vous. Par des tiers que vous aurez mandatés Vous ou une autorité publique les avez rendues accessibles publiquement |
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Gestion de notre contentieux |
Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise) Données d’identification électronique (adresse mail) Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine) Données financières (n° de compte) Données de catégories particulières et qualifiées de sensibles et toutes données nécessaires à la défense de nos intérêts en justice. |
Directement auprès de vous Vous les avez rendues accessibles publiquement Par des tiers que vous aurez mandatés
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Tout partage de données s’effectue dans le respect du compendium d’aide juridique, des règles déontologiques et du présent document.
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de notre équipe.
Les données relatives aux demandeurs et bénéficiaires de l’aide juridique sont communiquées à l’avocat désigné.
Nous pouvons également partager certaines données avec des cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du RGPD, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés de nos services par exemple.
Nous sommes également susceptibles de transmettre vos données :
- aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice dans le cadre de la défense de nos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense de vos intérêts et dans la mesure nécessaire.
- aux autorités ou entités fixées par la loi, le décret ou toute disposition réglementaire qui est applicable.
En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.
Les prestataires de services avec qui nous sommes amenées à partager vos données sont les suivants :
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Type de prestataires de services |
Localisation |
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Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails |
En Europe |
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Prestataires de solutions d’envoi postal |
En Europe |
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Prestataires de solution informatique et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes (Les ordres communautaires) |
En Europe |
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Prestataires de service d’hébergement/Cloud |
En Europe |
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Commission d’aide juridique |
En Europe |
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Services publics (ex : SPF Justice) |
En Europe |
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O.V.B. – OBFG (dans la cadre de leur mission de contrôle) |
En Europe |
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Autres bureaux d’aide juridique |
En Europe |
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Comptables et prestataires de services financiers |
En Europe |
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Banques / Assurances |
En Europe |
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Avocats |
En Europe |
La durée de conservation de vos données varie selon les finalités des traitements de vos données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose.
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Le traitement |
Durée |
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Gestion des données du justiciable à l’occasion de sa demande d’aide juridique |
Si l’aide juridique ne vous est pas octroyée, nous pourrons conserver vos données 12 mois en vue d’une demande ultérieure afin de vérifier l’évolution de votre situation financière et personnelle. Lorsque l’aide juridique vous a été accordée ou en cas de recours contre une décision du BAJ, vos données pourront être conservées pendant 5 ans à compter de l’opération d’archivage par le BAJ ou de l’issue de la procédure de recours, en raison notamment des dispositions relatives à la responsabilité professionnelle (article 2276 du code civil). |
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Gestion des données du justiciable dans le suivi de son dossier. |
Lorsque l’aide juridique vous a été accordée ou en cas de recours contre une décision du BAJ, vos données pourront être conservées pendant 5 ans à compter de l’opération d’archivage par le BAJ ou de l’issue de la procédure de recours, en raison notamment des dispositions relatives à la responsabilité professionnelle (article 2276 du code civil). |
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Gestion des données de l’avocat intervenant en aide juridique. |
Les données sont conservées pendant une période de 7 ans à compter de l’année durant laquelle vous avez été encodé comptablement. |
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Établissement des statistiques |
Les données sont conservées le temps nécessaire à réaliser notre mission d’analyse stratégique et de compte-rendu aux autorités compétentes. |
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Gestion des relations précontractuelles |
Les données sont immédiatement supprimées, à l’exception des CV, que nous pouvons conserver une durée de 1 an dans notre réserve de recrutement. |
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Gestion de notre contentieux |
Les données sont supprimées après l'exécution de la décision (jugement ou arrêt) ou la clôture définitive du litige. |
Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :
➢ La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
➢ Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d'entreprise contraignantes, le consentement.
En l'absence de décision d'adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.
En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, ou si le secret professionnel s’y oppose, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :
➢ Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que nous traitons vos données ;
➢ Le droit de recevoir une copie des données traitées ;
➢ Le droit de rectification des données traitées ;
➢ Le droit de retrait du consentement ;
➢ Le droit de vous opposer au traitement de vos données notamment si vos données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;
➢ Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
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- Si vous contestez l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles.
- Si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données.
- Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.
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➢ Le droit à l’effacement des données traitées ;
➢ Le droit à la portabilité des données traitées ;
➢ Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte
Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.
Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.
En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Vous pouvez exercer vos droits en nous adressant un mail à l’adresse suivante : Cliquez ici pour afficher l'adresse mail ou par envoi postal à l’adresse suivante : Place Saint Lambert, 16 à 4000 LIEGE.
Nous vous prions de joindre à votre demande les pièces ou informations nécessaires à prouver votre identité, à défaut nous pourrions vous revenir afin de solliciter une preuve de votre identité, par exemple une copie de votre carte d’identité, en vue de donner les suites utiles à votre demande.
Enfin, lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.
La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux de Liège (Belgique) s’il n’a pas pu être réglé préalablement à l’amiable.
Nous pouvons à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications au présent document d'Information sur la politique de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.
Dernière mise à jour le 4 mai 2021.