Règles à respecter par les entreprises en cas de retard de paiement d'un client consommateur

Article rédigé par Me Béatrice Versie, avocate au barreau de Liège-Huy

Alors que dans le cadre des relations B to B (entre entreprises) la lutte contre les retards de paiement est réglementée par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, pour ce qui concerne les relations B to C (relations entre une entreprise et un consommateur) c’est le Livre XIX du Code de droit économique qui encadre la matière et qui s’applique à tout retard de paiement d’une dette d’un consommateur à une entreprise.

Les dispositions du Code prévoient divers mécanismes : 

• Obligation de l’envoi d’une mise en demeure sous forme d’un premier rappel gratuit

• Interdiction de clauses indemnitaires supérieures aux montants prévus par la loi

1. Obligation de l’envoi d’une mise en demeure sous forme d’un premier rappel gratuit

Si l’entreprise a prévu une clause indemnitaire (anciennement clause pénale) en cas de non-paiement de son client consommateur, elle ne peut pas la réclamer sans avoir d’abord donné la possibilité au consommateur de se mettre en ordre.

Pour ce faire, elle doit lui envoyer une mise en demeure de payer le principal qui prend la forme d’un premier rappel gratuit et qui lui laisse un délai de 14 jours pour payer sans frais.

En cas d’envoi par courrier postal, le délai de 14 jours calendrier prend cours le 3e jour ouvrable qui suit celui où le rappel est envoyé au consommateur.

La loi n’impose pas que le rappel soit envoyé par recommandé. Il est cependant prudent de se réserver la preuve de son envoi et de la date de celui-ci car la loi prévoit expressément que la charge de la preuve du respect de l’obligation de l’envoi du rappel incombe à l’entreprise.

Le rappel peut également être envoyé par voie électronique et dans ce cas, le délai de 14 jours prend cours le jour calendrier qui suit l’envoi. Il est également important de se réserver la preuve de cet envoi.

La mise en demeure doit au minimum contenir les mentions suivantes : 

• Le montant restant dû

• Le montant de la clause indemnitaire qui sera réclamée en cas de non-paiement dans le délai de 14 jours

• Le nom ou la dénomination et le numéro d’entreprise de l’entreprise créancière

• Une description du produit (bien ou service) qui a donné naissance à la dette ainsi que la date d’exigibilité de celle-ci

Aucun frais ne peut être facturé au consommateur pour ce premier rappel sauf lorsque le contrat porte sur une livraison régulière de biens ou de services.

Dans ce cas, aucun frais ne peut être facturé au consommateur pour les rappels liés à trois échéances impayées par année calendrier et les coûts pour des rappels supplémentaires ne peuvent être supérieurs à 7,50 € augmentés des frais postaux.

Cette formalité est obligatoire pour l’entreprise si elle veut réclamer une clause indemnitaire et elle ne peut pas s’en dispenser par une clause d’un contrat ou des conditions générales : ces clauses sont interdites et nulles.

Autrement dit, sans cette formalité du premier rappel gratuit, aucun intérêt de retard ou indemnité forfaitaire ne peut être réclamé.

En cas de demande du consommateur, l’entreprise doit lui fournir sans délai non seulement toutes les pièces justificatives de la dette mais aussi les informations sur la manière d’introduire une contestation de celle-ci.

2. Interdiction de clauses indemnitaires supérieures aux montants prévus par la loi

Ce n’est qu’à l’expiration du délai de 14 jours après l’envoi de la mise en demeure qu’une clause indemnitaire peut être réclamée au consommateur.
Cette clause indemnitaire ne peut dépasser les montants prévus par la loi qui prévoit des maximums aussi bien en ce qui concerne les intérêts de retard qu’en ce qui concerne les indemnités forfaitaires.

• Pour ce qui concerne les intérêts de retard, ils doivent être prévus contractuellement et ne peuvent pas dépasser le taux prévu en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales.

  En outre, les intérêts ne sont exigibles qu’après l’expiration du délai de 14 jours suivant la mise en demeure sauf pour les PME qui elles, peuvent décider de faire courir les intérêts dès le lendemain de l’envoi du rappel.
  Une PME est selon la loi une entreprise qui ne dépasse pas plus d’un des critères suivants :
  o    Plus de 50 travailleurs
  o    Un chiffre d’affaires de 11.250.000 €
  o    Un total de bilan de 6.000.000 €

• Pour ce qui concerne les indemnités forfaitaires elles doivent avoir été prévues expressément dans le contrat et ne peuvent dépasser les montants suivants :
  o    20 € si le montant restant dû est inférieur ou égal à 150 €
  o    30 € augmentés de 10% du montant dû pour des montants dus entre 150,01 € et 500 €
  o    65 € augmentés de 5% du montant dû sur la tranche supérieure à 500 € avec un maximum de 2.000 €
   

Toute clause qui prévoirait des montants supérieurs à ceux repris ci-dessus est interdite et réputée non écrite.
Il est donc conseillé d’adapter les conditions générales et clauses contractuelles en conséquence.