«UBO», le registre des bénéficiaires effectifs de certaines entités juridiques, à compléter avant le 30 septembre 2019 !

Maître Laurence Adam, avocate au barreau de Liège

Les sociétés constituées en Belgique, fiducies, trusts, associations (internationales) sans but lucratif et les fondations doivent, pour la première fois avant le 30 septembre 2019, communiquer les données relatives à leurs bénéficiaires effectifs au Registre UBO.

Pourquoi ce Registre ?

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (« Loi ») trouve son origine dans une législation de l’Union européenne.

L’Union européenne a en effet fait injonction aux Etats membres de veiller à ce que « les sociétés et autres entités juridiques constituées sur leur territoire aient l’obligation d’obtenir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs », et à ce que ces informations « soient conservées dans un registre central dans chaque Etat membre » (voir Directive UE 2015/849 du 20 mai 2015 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme). 

Le but est de connaître qui se cache réellement derrière les entités juridiques visées, c’est-à-dire les personnes qui les contrôlent et/ou les possèdent.

Les modalités de fonctionnement du Registre UBO sont détaillées dans un Arrêté royal du 30 juillet 2018 (« arrêté (royal) »).

Qui sont les redevables d’information ?

Sont visés par la Loi :

• les sociétés constituées en Belgique,
   
• les fiducies ou trusts,
   
• les fondations et associations (internationales) sans but lucratif,
   
• les entités juridiques similaires aux fiducies et/ou aux trusts.

Qu’est-ce qu’un UBO ?

La Loi identifie le bénéficiaire effectif en procédant à une distinction selon le type d’entité juridique concerné.

Dans le cas des sociétés (seul envisagé dans le cadre de la présente Brève), il s’agit de :

1. la ou les personne(s) physique(s) qui possède(nt), directement ou indirectement, un pourcentage suffisant des droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société, y compris au moyen d’actions au porteur (la possession par une personne physique de plus de 25 % des droits de vote ou de plus de 25 % des actions ou du capital de la société constitue un indice de pourcentage suffisant) ;

 

2. la ou les personne(s) physique(s) qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (p. ex. un pacte d’actionnaires, le droit de nommer les membres de l’organe d’administration, le droit de veto) ;

3. à défaut, la ou les personne(s) physique(s) qui occupe(nt) la position de dirigeant principal ; il convient de démontrer qu’après avoir épuisé tous les moyens possibles, et pour autant qu’il n’y ait pas de motif de suspicion, aucune des personnes visées aux points précédents n’est identifiée ou encore qu’il n’est pas certain que la ou les personnes ainsi identifiées soient les bénéficiaires effectifs.

Pour les autres entités juridiques, il est renvoyé à l’article 4, 27° de la Loi.

Quelles informations doivent être communiquées, par qui et selon quelles modalités ?

La liste des informations relatives aux bénéficiaires effectifs à communiquer au Registre UBO dépend du type d’entité juridique concernée.

Les informations suivantes devront en tout état de cause être fournies :

• nom et prénom, date de naissance, nationalité(s), adresse complète de résidence ;
   
• date à laquelle la personne concernée est devenue un bénéficiaire effectif ;
   
• numéro d’identification au Registre national des personnes physiques ou à la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
   
• la ou les catégorie(s) de bénéficiaires effectifs dont la personne concernée relève (voir Qu’est-ce qu’un UBO ?).

Les sociétés doivent fournir les informations complémentaires suivantes :

• s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif « isolé » ou « groupé » ou encore « direct » ou « indirect » (voir pour ces notions, les FAQ publiées par le SPF Finances : https://finances.belgium.be/sites/default/files/20190402_FAQ_FR_UBO_FINAL_CLEAN_1.pdf) ;

• en cas de bénéficiaire effectif indirect, l’identification complète de chaque intermédiaire ;

• l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans la société (à savoir, notamment le pourcentage des parts ou des droits de vote, pondérés s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif indirect).

L’obligation d’information pèse sur le représentant légal de l’entité juridique concernée, soit, en pratique, l’organe d’administration.

Le représentant légal peut mandater un tiers pour qu’il remplisse le Registre : soit un mandataire interne (p.ex., un employé), dénommé « Role Management Administration », soit un mandataire externe (p. ex. un expert-comptable).

La communication des informations au Registre UBO se fait via le portail « MyMinFin » (en tant que citoyen) ou « MyMinFinPro » (en tant que représentant d’une entité juridique).

! Attention : les informations sont à communiquer pour la première fois avant le 30 septembre 2019 et, ensuite, dans le mois de tout changement.

Les redevables d’information doivent en outre confirmer, tous les ans (à dater de l’enregistrement initial des informations ou de la dernière modification), l’adéquation, l’exactitude et l’actualité des informations mentionnées dans le Registre.

Qui a accès à ces informations ?

Les données du Registre relatives aux sociétés sont accessibles :

• aux autorités compétentes ;
   
• aux entités assujetties au sens de la Loi (banques, avocats, notaires, experts- comptables, …), dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle (payant) ;
   
• à tout membre du grand public (à noter que cet accès sera limité à certaines informations et payant).

Les données du Registre relatives aux A(I)SBL, fondations, trusts, fiducies, et autres entités juridiques similaires, sont accessibles :

• aux autorités compétentes ;
   
• aux entités assujetties au sens de la Loi (banques, avocats, notaires, experts- comptables, …), dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle (payant) ;
   
• à toute autre personne ou organisation démontrant un intérêt légitime (à noter que cet accès sera limité à certaines informations et payant) ;
   
• à toute personne qui introduit une demande écrite auprès de l’Administration de la Trésorerie lorsque l’entité concernée contrôle une société, A(I)SBL ou fondation.

Il est possible de demander une dérogation selon des modalités restrictives détaillées à l’article 16 de l’arrêté royal.

Les redevables d’information sont astreints à un certain nombre d’obligations liées au traitement des données à caractère personnel de leurs bénéficiaires effectifs (art.20 à 23 de l’arrêté royal).

Quelles sont les sanctions ?

L’Administration peut, en cas d’infraction à l’obligation de communiquer les informations au Registre UBO, infliger une amende administrative au contrevenant.

Le montant de cette amende varie entre 250 et 50.000 € et est laissé à l’appréciation de l’Administration.

L’article 14/2 du Code des sociétés (article 1:36 du futur Code des sociétés et des associations) dispose que les membres de l’organe d’administration d’une société qui omettent de transmettre les informations dans le délai d’un mois sont punis d’une amende pénale allant de 50 € à 5.000 € (à multiplier par les décimes additionnels, soit une amende entre 400 € et 40.000 €).

Le service de l’Administration de la Trésorerie peut procéder à des inspections sur place et prendre connaissance et copie sur place de tout document et toute information qu’il jugerait utile à l’exercice de sa mission de contrôle.

En conclusion : à faire et à bref délai !

Nous paraphrasons les recommandations du SPF FINANCES:

• assurez-vous que vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’arrêté royal via la plate-forme en ligne ;

 

• veillez à avoir correctement identifié à quelle catégorie chacun de vos bénéficiaires effectifs appartient ;

• vérifiez que vous disposez d’informations précises et détaillées relativement à vos bénéficiaires effectifs et à toutes les entités juridiques par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre entité ;

• soyez munis des documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;

• mettez si nécessaire une procédure en place au sein de votre organisation afin que toute modification des informations relatives à vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au Registre UBO dans le mois.

https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register 

Ce lien vous permettra de prendre connaissance des manuels d’utilisation adaptés selon que vous êtes (i) représentant légal d’une entreprise, (ii) représentant légal d’une ASBL ou (iii) mandataire.