Fonctionnement de l’assemblée générale dans les sociétés non cotées

Me Olivier Robijns, avocat au barreau de Liège

1. L’initiative de la convocation revient à l’organe de gestion et, le cas échéant, aux commissaires. Des associés représentant au moins 20 % du capital social peuvent également forcer l’organe de gestion (conseil d’administration ou gérants) à convoquer une assemblée générale extraordinaire.
   
   Doivent être convoqués les associés, mais aussi les titulaires de certificats émis en collaboration avec la société, les porteurs d’obligations, les gérants et les commissaires.
   
   Les associés sont convoqués à l’assemblée par l’organe de gestion, quinze jours au moins avant la date fixée pour l’assemblée.
   
   Le moyen de convocation dépend du type de société. Pour les SPRL, elle se fait moyennant une lettre recommandée (ou simple si l’associé a marqué son consentement écrit à ce sujet). Pour les SA, elle se fait moyennant publication au Moniteur belge, publication dans un journal local (sauf pour les assemblées ordinaires) et lettre simple adressée aux associés dont l’identité est connue. Si tous les titres de la SA sont nominatifs, les publications ne sont pas obligatoires.
   
   La convocation comprend certaines mentions obligatoires, dont l’ordre du jour de l’assemblée générale, déterminé par l’organe de gestion. S’il s’agit d’une assemblée générale ordinaire, l’ordre du jour porte au moins sur le rapport de gestion, le rapport des éventuels commissaires, la discussion et l’approbation des comptes annuels et la décharge (ou non) de l’organe de gestion.
   
   L’ordre du jour doit être complété, si la demande en est faite par des associés représentant un nombre de titres suffisant.
   
   L’assemblée ne peut délibérer sur un point qui n’est pas à l’ordre du jour. L’ordre du jour ne peut être modifié qu’en respectant à nouveau les modalités de convocation de l’AG.
   
   Certains documents doivent (SA) ou peuvent (SPRL et sociétés coopératives, sur demande des personnes concernées) être transmis aux associés et aux administrateurs/gérants avant la tenue de l’assemblée. Il s’agit essentiellement des comptes annuels, du rapport de gestion et du rapport des éventuels commissaires.
    
2. Les statuts déterminent les formalités à remplir pour pouvoir participer à l’assemblée. Il peut s’agir par exemple de déposer ses titres à l’avance ou de déclarer sa participation, par exemple. Si les titres sont au porteur, ils doivent généralement être déposés en banque, préalablement à l’assemblée.
   
   Les statuts précisent, en principe, si un associé a le droit de se faire représenter à l’assemblée et fixent alors les conditions de représentation.
    
3. Il est établi une liste des présences des associés. Elle mentionne l’identité des actionnaires présents ou représentés, ainsi que le nombre de titre qu’ils détiennent. Sont également inscrit les obligataires, les administrateurs/gérants et les éventuels commissaires.
   
   Cette liste est donc particulièrement importante pour les assemblées extraordinaires, lorsqu’un quorum de participation est requis.
   
   L’assemblée doit également désigner un bureau, constitué d’un président d’un secrétaire et de deux scrutateurs (pour autant que le nombre de personnes présentes le permette, ce qui n’est pas toujours le cas dans les SPRL(U)).
   
   Les contestations relatives aux formalités de dépôt des titres (le cas échéant), à la régularité des procurations ou encore au droit de participer au vote de l’assemblée sont tranchée par l’assemblée et font l’objet, pour chaque contestation, d’un vote distinct.
   
   Ensuite, est abordé l’ordre du jour.
   
   Le rapport de l’organe de gestion et le rapport de l’éventuel commissaire sont lus, ensuite de quoi les organes et le commissaire éventuel répondent aux questions écrites ou orales qui leurs sont posées par les associés.
   
   Les administrateurs/gérants et les éventuels commissaires ont l’obligation de répondre à ces questions, à moins que la réponse ne porte atteinte aux intérêts de la société ou ne les force à violer une clause de confidentialité.
   
   Le procès-verbal d’assemblée est rédigé par le secrétaire et signé par les membres du bureau et les associés qui le souhaitent.
    
4. Ne peuvent voter que les associés présents ou représentés.
   
   Les statuts peuvent prévoir la participation à l’assemblée à distance, à certaines conditions. Dans ce cas, les associés qui utilisent cette possibilité sont considérés comme étant présents.
   
   Le principe est que chaque action donne droit à une voix.
   
   Dans les sociétés coopératives, il peut être dérogé à ce principe (par exemple, en prévoyant une voix pour chaque associé, peu important alors le nombre de titres que chacun d’eux possède).
    
5. En principe, les décisions sont prises à la majorité des voix des associés présents. Toutefois, certaines décisions (modification des statuts, dissolution, etc) ne peuvent être prises que si un certain nombre d’associés est présent et pour autant que les points à l’ordre du jour soient votés par une majorité spécifique.
    
6. Les tribunaux peuvent suspendre ou annuler les décisions prises par une assemblée générale, par exemple si celle-ci n’a pas été valablement convoquée ou si des droits de vote préalablement suspendus par une décision de Justice ont néanmoins été exercés et ont influencé le résultat du vote.

Mars 2012