Comptes annuels : établissement, contrôle et approbation¹

 

Me Jean-François Jaminet et Me Yory Tau, avocats au barreau de Liège-Huy

 

Avec les beaux jours, revient le temps des assemblées générales ordinaires. En effet, l’exercice comptable de la plupart des sociétés coïncide avec l’année civile, les comptes annuels couvrant une période allant du 1er janvier au 31 décembre. Le deuxième trimestre correspond donc souvent à la date statutaire des assemblées générales ordinaires. Un des points les plus importants dans la vie d’une société est évidemment l’établissement des comptes annuels. Même si dans la majeure partie des sociétés, le comptable s’occupe de tout (ou presque !), il est utile de savoir qui doit faire quoi, quand et comment. Voici un bref aperçu des obligations légales pesant sur les organes de la société.

 

Qui est concerné par le dépôt des comptes annuels ? 

Les sociétés dotées de la personnalité juridique, les associations et les fondations, visées respectivement par les titres 1 à 3 du CSA, sont concernées par le dépôt des comptes annuels. Les principes ci-dessous concernent principalement les sociétés (ils sont donc susceptibles d’être légèrement différents pour les associations et les fondations, voire même de ne pas s’y appliquer).
Il convient de rappeler que le fait pour une entreprise de ne pas être soumise au dépôt de comptes annuels ne la dispense nullement de l’obligation de tenir une comptabilité régulière et probante, reflétant une image fidèle de son patrimoine, de sa situation financière ainsi que son résultat. 
 

 

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ordinaire ?

 

L’assemblée générale ordinaire (par opposition aux assemblées générales extraordinaires) est celle qui doit être tenue, chaque année, pour approuver les comptes annuels, affecter le résultat (par exemple, distribuer les bénéfices ou reporter les pertes), voter la décharge des administrateurs et, le cas échéant, nommer les organes de gestion ou le commissaire. 

 

Processus d’approbation des comptes annuels : de leur établissement à leur dépôt

 

1. L’établissement des comptes annuels (ainsi que du rapport de gestion et des comptes consolidés) par l’organe de gestion

 

• L’établissement des comptes annuels et, le cas échéant, du rapport de gestion et des comptes consolidés, est une compétence exclusive de l’organe de gestion de la société. C’est sous sa seule responsabilité que les comptes annuels sont arrêtés. Evidemment, en cas de faute dans l’établissement des comptes annuels, la responsabilité du comptable qui les a établis pourrait être mise en jeu.
  
  Le bilan et le compte de résultats, qui composent les comptes annuels, doivent respecter la forme prescrite par la loi. [2] 
   
• L’organe de gestion doit également établir un rapport de gestion [3].
  
  Le contenu de celui-ci est prévu par le CSA [4] : il comporte notamment un exposé fidèle sur l’évolution des affaires, les résultats et la situation de la société, ainsi qu’une description des principaux risques et incertitudes auxquels elle est confrontée, des données sur les évènements importants survenus après la clôture de l’exercice, des indications sur les circonstances susceptibles d’avoir une influence notable sur le développement de la société, … Si, pendant deux exercices successifs, le bilan ou le compte de résultats fait apparaître, respectivement, une perte reportée ou une perte de l’exercice, le rapport de gestion doit également justifier des règles comptables de continuité. 
  
  L’obligation d’établir un rapport de gestion n’est pas applicable, notamment aux petites sociétés [5] non cotées. Celles-ci doivent toutefois justifier l’application des règles comptables de continuité en cas de perte reportée ou de perte de l’exercice pendant deux exercices successifs. [6]  
   
• Les associations et les fondations doivent, quant à elles, soumettre le budget pour l’exercice social qui suit celui sur lequel portent les comptes annuels. [7]

 

• Dans certains cas, des comptes annuels consolidés doivent également être établis par l’organe d’administration. Il en est ainsi lorsqu’une société (la société-mère) contrôle, seule ou conjointement, une ou plusieurs entreprises filiales. [8]
  
  La société-mère intégrera alors les comptes de sa ou ses filiales dans ses propres comptes annuels, pour établir des comptes consolidés. Un rapport de gestion des comptes consolidés devra également être établi. [9]
  
  Cette obligation ne pèse pas sur les sociétés faisant partie d’un groupe de taille réduite [10][11] ou ne présentant qu’un intérêt négligeable. [12]
  
  Des comptes consolidés doivent également être établis en cas de consortium. [13][14]   
  
  Les comptes consolidés doivent répondre aux mêmes conditions de publicité et de délai que les comptes annuels. [15] Il peut y être dérogé si les comptes consolidés ne sont pas arrêtés à la même date que les comptes annuels. [16]
   
• Les petites sociétés et les microsociétés [17] ont la faculté d’établir leurs comptes annuels, respectivement, selon un schéma abrégé ou un micro-schéma ;  [18]
   
• Les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite et les groupements européens d’intérêt économique dont le chiffre d’affaires du dernier exercice ne dépasse pas un montant fixé par le Roi, soit un montant de 500.000 EUR hors TVA, [19]  ont la faculté de ne pas établir des comptes annuels.  [20]
   

 

2. Le contrôle des comptes annuels par le commissaire

 

• Le contrôle des comptes annuels doit en principe être confié à un ou plusieurs commissaires. [21] Les petites sociétés non cotées sont toutefois exemptées de cette obligation. Afin de permettre au commissaire de rédiger son rapport, l’organe de gestion est tenu de lui remettre les pièces un mois avant la date prévue pour l’assemblée générale.  [22]
  
  Si les pièces ne sont pas disponibles quinze jours avant l’assemblée générale, le commissaire établira un rapport de carence qu’il adressera au conseil d’administration. Ce dernier devra le communiquer à l’assemblée générale.  [23]
  Dans son rapport, le commissaire indiquera notamment si la comptabilité est tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables et si, à son avis, les comptes annuels donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de la société. [24]
   
• Cette obligation de contrôle des comptes vaut aussi pour les comptes consolidés. Il est exercé par le commissaire de la société consolidante ou un reviseur d’entreprise ou un cabinet d’audit. [25]
   
• En cas de consortium, ce contrôle est exercé par le commissaire d’une au moins des sociétés. [26]
   
• Les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandites et les groupements européens d’intérêt économique dont tous les associés à responsabilité illimitée sont des personnes physiques ne sont pas tenues au contrôle des comptes annuels.  
   
• Si aucun commissaire n’est nommé, chaque associé ou actionnaire a individuellement les pouvoirs d’investigation et de contrôle d’un commissaire et ce, nonobstant toute clause contraire dans les statuts. [27]
   
• Pour certaines grandes sociétés, le commissaire ou le réviseur d’entreprises rédige un rapport d’assurance écrit et circonstancié au sujet de l’information en matière de durabilité. [28]

 

 

3. L’approbation des comptes par l’assemblée générale

 

• Même si les statuts prévoient une date fixe pour la tenue de l’assemblée générale ordinaire, celle-ci doit être formellement convoquée par l’organe de gestion. [29]
  
  Cette convocation devra préciser l’ordre du jour (prise de connaissance des rapports de gestion et du commissaire, s’il échet, approbation des comptes annuels et décharge des administrateurs et, éventuellement, du commissaire). A la convocation devront être joints les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport de gestion et le rapport du commissaire. 
  
  Cette convocation doit être adressée, par courrier (recommandé ou non selon le type de société), aux actionnaires nominatifs, au moins quinze jours avant l’assemblée générale. Elle peut également être adressée par voie électronique si l’associé ou l’actionnaire a communiqué une adresse électronique.
  
  Dans certains cas, la convocation doit également être faite dans le Moniteur belge, dans un organe de presse de diffusion nationale ou encore sur le site internet de la société.
   
• Une fois l’assemblée générale réunie, elle entend le rapport de gestion, celui du commissaire et les autres rapports prescrits par le code, et discute les comptes annuels. 
  
  L’organe de gestion est tenu de répondre aux questions posées par les associés ou actionnaires, sauf si cela peut porter gravement préjudice à la société, à ses associés ou actionnaires et/ou au personnel. Les associés ou actionnaires peuvent également interroger le commissaire au sujet de son rapport.
   
• Le conseil d’administration a la possibilité de proroger la décision relative à l’approbation des comptes annuels à trois semaines, sauf si l’assemblée en décide autrement. La seconde assemblée générale a le droit d’arrêter définitivement les comptes annuels.
  
  La possibilité pour le conseil d’administration de modifier les comptes annuels durant cet intervalle, est contestée : selon certains, si le conseil modifie les comptes annuels, il est tenu de convoquer une nouvelle assemblée générale, l’assemblée prorogée ne pouvant se tenir qu’avec le même ordre du jour et sur la base des mêmes documents. 
   
• L’assemblée générale n’est pas obligée d’approuver les comptes annuels qui lui sont proposés par l’organe de gestion : elle peut ne pas approuver les comptes annuels, obligeant l’organe de gestion à les revoir, ou encore les modifier (bien que cette dernière possibilité soit discutée, convenons qu’un organe d’administration normalement prudent et diligent ne s’opposera pas aux modifications non substantielles demandées par les associés ou actionnaires, au risque pour l’organe d’administration de se faire remplacer). 
  
  Par contre, les comptes consolidés doivent être communiqués, mais ne font pas l’objet d’un vote.
   
• Après avoir approuvé les comptes annuels, l’assemblée générale se prononce, par vote spécial, sur la décharge des administrateurs et commissaire. Cette décharge n’est valable que si les comptes ne contiennent aucune omission ou fausse indication dissimulant la situation réelle de la société ou, pour ce qui est des actes posés en violation des statuts ou du CSA, que si ceux-ci ont été spécialement indiqués dans la convocation.
  
  Par cette décharge, l’assemblée générale reconnaît que l’organe de gestion a correctement géré la société, et a donc accompli régulièrement son mandat. Sous réserve de ce qui est dit ci-dessus (omission ou fausse indication, violation des statuts ou du CSA) et sous réserve de l’action minoritaire, la décharge fait donc obstacle à la mise en cause de la responsabilité des administrateurs

 

Le dépôt des comptes et leur publicité

 

• Une fois approuvés, les comptes annuels doivent être déposés par l’organe d’administration auprès de la Banque nationale de Belgique. [30] Ceux-ci peuvent être déposés, selon le cas, sous la forme du schéma abrégé ou du micro-schéma. [31]
  
  Ce dépôt doit avoir lieu dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice. [32] A défaut d’avoir déposé les comptes annuels dans ce délai, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission. [33]
  
  En outre, si le dépôt a lieu plus d’un mois après l’échéance du délai de sept mois suivant la clôture de l’exercice social, la société doit contribuer aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance en vue de dépister et de contrôler les entreprises en difficultés. [34] Cette contribution va de 400 à 1.200 EUR (soumise à indexation) en fonction du délai de retard. [35] Cette contribution est inférieure pour les petites sociétés et les microsociétés qui ont fait le choix de déposer un schéma abrégé ou un micro-schéma. [36] Seul un cas de force majeure peut conduire au remboursement de cette contribution. [37] 
   
• Les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite et les groupements européens d’intérêt économique dont tous les associés à responsabilité illimitée sont des personnes physiques ne sont pas tenues au dépôt de leurs comptes annuels. [38]
   
• Les petites sociétés en nom collectif ou en commandite ne sont pas tenues au dépôt de leurs comptes annuels, que tous les associés à responsabilité illimitée soient en personnes physiques ou non.  [39]
   

 

Délai

 

L’organe d’administration doit soumettre les comptes annuels à l’approbation de l’assemblée générale dans les délais fixés par les statuts et au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice. [40]

 

Si les comptes annuels n’ont pas été soumis à l’assemblée générale dans ce délai, les sanctions pesant sur l’organe de gestion peuvent être particulièrement lourdes :

• Le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission; [41]
   
• Cette faute constituant une violation du Code des sociétés, les administrateurs ou gérants sont solidairement tenus responsables du préjudice subi par la société et/ou un tiers; [42]
   
• L’organe de gestion peut être puni d’une amende allant de 50 EUR à 10.000 EUR (montant à multiplier par les décimes additionnels). [43] En cas d’intention frauduleuse, la sanction pénale peut aller jusqu’à une peine d’emprisonnement d’un mois à un an. [44] 
   
• En cas de faux avec intention frauduleuse ou à dessin de nuire ou en cas d’usage de faux, la sanction est la réclusion de cinq ans à dix ans et d’une amende de 6 EUR à 2.000 EUR (montant à multiplier par les décimes additionnels). [45]

 

La décharge donnée aux administrateurs ou gérants ne couvrira cette infraction que si celle-ci a été explicitement mentionnée à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Elle ne sera toutefois pas opposable aux tiers.

L’absence de dépôt du rapport de gestion est également sanctionnée d’une amende de 50 EUR à 10.000 EUR (montant à multiplier par les décimes additionnels) et jusqu’à une peine d’emprisonnement d’un mois à un an si l’infraction est commise dans un but frauduleux. [46]

 

Rectification des comptes annuels après leur dépôt

 

• Les comptes annuels peuvent être rectifiés, même s’ils ont déjà été approuvés et déposés à la Banque nationale de Belgique, que ce soit en cas d’erreurs matérielles, faux ou double emploi, ou encore en cas d’erreur de fait ou de droit (erreur commise dans l’évaluation d’un poste ou infraction au droit comptable). [47]  
  
  Ils doivent être rectifiés si la comptabilisation opérée implique une infraction au droit comptable d’une nature telle que les comptes annuels ne donnent pas une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ou du résultat de la personne morale. [48] 
  
  A moins que la rectification ne résulte de la correction de simples erreurs matérielles, elle doit être soumise à l’approbation de l’assemblée générale lorsque celle-ci est requise par la loi. [49] 
   
• Si la Banque nationale de Belgique identifie des erreurs substantielles, la société doit procéder à un dépôt rectificatif dans un délai de deux mois à dater de l’envoi de la liste d’erreurs. [50] 
   

Les dirigeants d’entreprise, qui sont souvent actionnaires et gestionnaires de leur société, ont généralement tendance à se reposer entièrement sur leur comptable pour préparer l’ensemble des documents sociaux. Fort heureusement, dans l’immense majorité des cas, ces professionnels du chiffre exercent leur mission avec une grande compétence. Mais cela ne peut évidemment justifier que les dirigeants se désintéressent totalement de ces aspects, dès lors que c’est leur responsabilité qui est en première ligne. 

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